Een orderverwerkingssysteem stelt bedrijven in staat om hun orderbeheer klantgericht en efficient te stroomlijnen: van ontvangst tot de verwerking van een bestelling. Ordermanagement is meestal afdelingoverstijgend. Naast de verkoopafdeling raakt het bijvoorbeeld magazijnmedewerkers, boekhouders en de klantenservice. In de meeste ondernemingen heeft het e-commercesysteem de rol van OMS.
Bij orderbeheer is het belangrijk dat verschillende afdelingen eenvoudig kunnen samenwerken om snel en foutloos de door de klant bestelde producten te leveren. Het proces begint wanneer een klant een bestelling plaatst, eender via welk kanaal. Het OMS dient de gegevens van de klant en details van de bestelling uit te vragen en zo mogelijk real time eventuele foutieve invoer te controleren en (laten) corrigeren. De doelstelling is een zogenaamde clean order, een bestelling die direct doorgestuurd kan worden naar het magazijn voor verzending. Of bij een dienst (van hotelboeking tot opleiding..) naar achterliggende systemen om geleverd te kunnen worden. Het OMS controleert de voorraad en routeert de bestelling op basis van klant- en/of bedrijfsvoorkeuren. Ontstaat er bijvoorbeeld een back order, dan weet het systeem of de bestelling al deels bezorgd moet worden – of niet.
Hoe meer klantcontactmomenten en verschillende afdelingen betrokken zijn bij het ordermanagementproces, des te moeilijker het is om een orderbeheerproces efficient in te richten. Veelvoorkomende uitdagingen zijn bijvoorbeeld menselijke fouten, achterstanden in het proces, zichtbaarheid van voorraden, transportfouten. Een geautomatiseerd orderverwerkingssysteem bespaart kosten op handmatig werk en vermindert het risico op menselijke- of communicatiefouten. Het systeem geeft management daarnaast een gecentraliseerd en live beeld op de onderneming.
Functioneel kan de implementatie van een OMS sterk varieren, afhankelijk van uw noden en budget. De belangrijkste functie is uiteraard het afhandelen van bestellingen, ongeacht van wel verkoopkanaal deze komen. Denk daarbij naast uw eigen verkoopkanalen ook aan marktplaatsen, bestellingen van resellers en bulkbestellingen. Het OMS zou handmatige en repetitieve werk dat u elke dag doet om een order te verwerken moeten kunnen automatiseren. Denk dan bijvoorbeeld aan het controleren van bestellingen, het doorzetten van bestellingen naar het magazijn en het organiseren van back orders. Het OMS zou u ook een realtime zicht moeten kunnen geven ten aanzien van uw productbeschikbaarheid en voorraadniveaus. Op basis daarvan zou ook het beste magazijn gekozen kunnen worden om een bestelling uit te voeren.
De implementatie van een OMS biedt bedrijven vaak ook de mogelijkheid een uitgebreid klantenportaal te voorzien. Hierin kunnen klanten zelf hun gegevens bijhouden, facturen inzien en offertes accorderen.
